Kinh nghiệm tổ chức Hội khóa họp lớp thực tế chia sẻ bởi người trong cuộc

Vào ngày 13.11.2022 vừa qua tại trường LQD HP đã diễn ra buổi họp Hội Khóa 20 năm ngày tựu trường rất đầm ấm và giàu cảm xúc. Là một Trưởng ban Truyền thông, ngay từ đầu nhận nhiệm vụ tôi đã lên được toàn bộ ý tưởng tổ chức Hội khóa và trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ toàn bộ kinh nghiệm về khâu tổ chức cũng như những file thiết kế để giúp các bạn có một cái nhìn tổng thể về sự kiện này dưới con mắt người làm truyền thông.

Tổ chức Hội khóa dưới góc nhìn của người làm truyền thông.

Hội khóa hay bất kì cuộc hội ngộ nào thì công tác tuyền thông đóng vai trò cực kì quan trọng, bởi những cuộc gặp mặt này về cơ bản là cuộc chơi về tâm lý và cảm xúc. Nó hoàn toàn đến từ sự tự nguyện của số đông mong muốn trở về với thanh xuân về với bạn bè. Nhưng có 1 điều khó là tuy là sự kiện mang tính tự nguyện nhưng về cơ bản tâm lý số đông chỉ thích Họp với với những người bạn thân quen trước đây, đa phần mọi người nghĩ rằng Họp Hội Khóa không liên quan đến mình, ít bạn bè quen biết và TÔI KHÔNG QUAN TÂM…hihi… Đó là rào cản lớn nhất đối với Ban tổ chức: Làm sao để xóa được khoảng cách giữa các cá nhân với cái Tôi lừng lẫy và đôi khi là sự tự ti ngầm của một bộ phận ít những thành viên đang trong độ tuổi còn phải vật lộn nhiều với “cơm áo gạo tiền” – Để xóa được khoảng cách này, những người có kinh nghiệm làm truyền thông thường có chuyên môn hơn, vẽ được tiến trình tâm lý người tham gia Hội khóa và Truyền thông lại là khâu tham gia từ đầu đến cuối của Hk bao gồm: Tiền HK – Hậu HK – Hậu Hội khóa.

Bên dưới tôi sẽ cung cấp tài liệu cần có của bảng tiến độ này.

Như vậy xin nhắc lại: Nếu bạn là một trong những thành phần sáng lập Tổ chức Hội khóa, hãy chú ý công tác truyền thông và gọi vào đội nhóm của mình ít nhất 1 người làm trong ngành truyền thông chuyên nghiệp(Nhà báo, làm Event, truyền thông, Marketing, sự kiện, tổ chức doanh nghiệp, nhà thiết kế, nhà văn…), cho họ thấy ý nghĩa công việc, tầm nhìn, sứ mệnh và giao quyền để họ đưa ra những chiến dịch GỌI CHIM VỀ TỔ một cách chuyên nghiệp nhất.

Câu chuyện thực tiễn của việc tuyên truyền thông tin chúng tôi đạt được.

Về cơ bản, Họp Hội Khóa cũng là 1 dạng Dự án mà có điểm khởi đầu và điểm kết thúc, vì vậy nó tuân theo đúng quy trình của tổ chức dự án, cũng có các Ban chuyên môn, có KPI chỉ tiêu cho từng ban, mô tả công việc, phạm vi ảnh hưởng, phân vai trò Trưởng/ phó ban, và diễn biến tâm lý. Người điều hành hay Trưởng Ban tổ chức hội khóa cần có kinh nghiệm cũng như nắm rõ Quy trình tổ chức điều hành dự án và quan trọng nhất phải kết nối được các Ban, hiểu rõ tâm lý người tham gia – Đặc biệt nhấn mạnh khâu tâm lý bởi Hội Khóa là cuộc gặp Thanh xuân mang tính tự nguyện, 9 người 10 ý, phải lắng nghe ý kiến số đông và có những quyết định chính xác đúng thời điểm.

Câu chuyện thực tế chúng tôi đã làm được tại HK K35 20 năm ngày ra trường với những con số KPI đặt ra ngay từ đầu như sau, và KPI này dành riêng cho Ban truyền thông:

1. Gọi được 450 thành viên về tham dự
2. Mời 72 Thầy cô giáo đã từng tham gia giảng dạy tại các lớp
3. Thời gian chuẩn bị là 3 tháng

Kinh nghiệm Tổ chức Hội khóa thành công và những việc cần làm

Để làm được điều trên, chúng tôi xác định rõ 9 việc quan trọng cần làm và làm quyết liệt như sau:

Liên tục trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan

Việc đầu tiên cần làm là tìm kiếm nhân tài trong các lớp của Hk để tìm đúng người giao việc, công việc này không khác gì tuyển dụng các Leader trong Doanh nghiệp, tuyển sai bạn lãnh hậu quả về sau. Sau khi tuyển được tiếp tục cho họ thấy ý nghĩa công việc, tầm nhìn, sứ mệnh và giao quyền hạn cũng như trách nhiệm rõ ràng, có con số cụ thể. Hãy nhớ rằng NHỮNG CON SỐ BIẾT NÓI: tức là Giao việc cho ban nào cần cụ thể con số, có thời hạn hoàn thành cụ thể ngày/ tháng/ năm, bao nhiều tiền, mức phát sinh bao nhiêu. Sau đó liên tục trao đổi thông tin qua lại giữa các Leader về những con số biết nói này, xem mức độ khả thi, nguồn lực tài chính, con người, thời gian có đáp ứng được hay không?

Câu chuyện thực tế, chúng tôi đã phải lập liên tục gần 12 nhóm Zalo trao đổi liên tục, đặc biệt ở ban truyền thông có những khoảng thời gian trao đổi từ sáng đến tối vẫn xoay quanh các vấn đề của HK – tất nhiên có cả tám chuyện từ những người bạn lần đầu được gặp gỡ. Thực tế cho thấy, phải mất rất nhiều thời gian trao đổi những việc không liên quan đến Hội khóa để mọi người làm quen, hiểu nhau và có cùng cách nhìn nhận về vấn đề.

 Xác định rõ vai trò của các thành viên, các Ban trong tổ chức Hội khóa

Đây là việc đầu tiên phải làm và càng rõ ràng chức năng, nhiệm vụ các ban càng tốt. Điều may mắn là khi Tổ chức Hội Khóa, mọi thành viên đều tham gia rất nhiệt tình, tự nguyện 100%, bạn không cần nhắc nhở hay đôn đốc nhiều, cũng không cần tham gia quá sâu vào công việc của các Ban. Nhưng cũng cần chú ý tới chuyên môn và Background của các Leader tham gia, chú ý là tuyển sai người, giao việc sai người bạn lĩnh đủ

Các Ban cần được thành lập:

• • Ban tổ chức hội khóa – SL: 3-5 người:

Tổng chỉ huy tổ chức hội khóa, cụ thể:

– Lên kế hoạch hoạt động

– Liên hệ nhà trường

– Phân công nhiệm vụ và đồng hành đôn đốc các ban.

– Lựa chọn Slogan, logo cho chương trình ( từ kết quả làm việc của Ban Truyền thông )

– Lên kịch bản chương trình cùng ban sự kiện để ban sự kiện thực hiện

– Cùng ban hậu cần chốt quà tặng, áo đồng phục.

– Cùng ban Tài chính cân đối thu chi.

– Cùng toàn thể BLL kêu gọi tài trợ từ các lớp, các mạnh thường quân

• • Ban Truyền thông: 5-7 người

– Phối hợp cùng toàn bộ BLL Truyền thông về chương trình hội khóa tạo hiệu ứng lan tỏa tới từng cựu học sinh (Lên ý tưởng thường xuyên để tinh thần hội khóa ngày một nóng lên )

– Thiết kế thư mời gửi đích danh tới gần 450 thành viên của khóa, gửi về từng lớp để ban cán sự lớp gửi tới từng thành viên.

– Chịu trách nhiệm hình ảnh: Sáng tạo slogan, Thiết kế Logo, thiết kế phông nền sân khấu chính, thư mời thầy cô, …

– Liên hệ với đại diện 14 lớp để tìm các mạnh thường quân xin tài trợ và cập nhật danh sách tài trợ thường xuyên trên bảng tin của khóa. Tinh thần nhận tài trợ cả hiện kim và hiện vật.

• • Ban Tài Chính: 2-3 người

– Dựa theo kế hoạch của BTC lên dự kiến thu chi cho chương trình

– Thu tiền và đôn đốc các lớp chuyển khoản theo số lượng thành viên đăng kí về theo hạn mốc BTC đưa ra, báo lại số lượng cho ban hậu cần chuẩn bị quà và suất ăn

– Chi tiền khi các ban khác cần yêu cầu có chứng từ kí nhận rõ ràng và đầy đủ. Các mức chi từng hạng mục theo sự thống nhất của BTC với mỗi ban liên quan.

– Cùng Ban hậu cần chuẩn bị quà trường, thầy cô,…phần  bằng tiền mặt

• • Ban Sự kiện: 8-10 người

– Liên hệ bên sự kiện để lựa chọn công ty tổ chức

– Phụ trách 3 mảng:

+ MC, âm thanh, ánh sáng, quay chụp, các clip trình chiếu trong chương trình.

+ Văn nghệ trong chương trình: Có tiết mục mang tính truyền thống nhà trường, tiết mục chuyên nghiệp của ca sĩ, tiết mục xây dựng từ chính cựu học sinh của khóa…

+ Trang trí khánh tiết: sân khấu, các góc sống ảo, cổng chào, …và bàn ghế ngồi dự sự kiện và ăn thì kết hợp cùng ban hậu cần thống nhất 1 bên thuê.

– Quản lý theo dõi trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để nhắc nhở mỗi bên liên quan giúp chường trình diễn ra thông suốt nhất.

( Sau khi làm việc với bên công ty sự kiện yêu cầu công ty có hình ảnh demo chi tiết từng hạng mục cho BTC duyệt trước khi tiến hành)

• • Ban Văn Nghệ: 10-20 thành viên tùy các tiết mục tham gia
  • Ban Hậu cần: từ 5-7 người

– Liên hệ bên phục vụ bữa trưa để chốt thực đơn và các dịch vụ đi kèm ( sàn suất ăn gồm cả đồ uồng max 300k/1 suất)

– Phối hợp ban sự kiện về việc thuê bàn ghế bên nào cho kinh tế nhất và đẹp nhất cho hội khóa ( ghế có áo ghế )

– Cùng BTC chốt ý tưởng áo đồng phục, khảo giá, báo giá và đặt làm áo theo số lượng ban truyền thông cung cấp

– Khảo sát lựa chọn công ty cung cấp các sản phẩm quà tặng cho chương trình ( phối hợp với tiểu ban lễ tân làm logo để sao cho tiết kiệm tài chính)

– Khảo sát, báo giá và lựa chọn bên cung cấp hoa cho chương trình: Hoa bục phát biểu, Hoa bàn thầy cô, hoa bàn lễ tân đón tiếp, hoa tặng BGH, hoa tặng thầy cô GVCN và GVBM …

( dự trù tài chính các mục sớm để bên tài chính có kế hoạch)

– Cùng tiểu ban khánh tiết bên sự kiện phân bổ vị trí khu vực cho từng lớp. có kế hoạch việc sắp xếp chỗ ngồi để khi xong phần lễ hội đến phần tiệc hạn chế di chuyển nếu có thể)

– Bao quát vấn đề thực phẩm trước, trong và sau bữa tiệc … tránh việc thiếu sót các mâm.

• • Ban Khách mời: 5-7 người

Phụ trách mảng thầy cô:

– Tổng hợp danh sách thầy cô từ các lớp ( chú ý cả nguyên BGH năm 2002)

– Phân chia danh sách thầy cô theo đặc thù nơi sinh sống hiện tại: ở HP, ở các tỉnh lân cận, ở khu vực Miền Nam, nước ngoài…

– Báo BTC danh sách thầy cô đã mất,thầy cô có hoàn cảnh neo đơn khó khăn…Và cùng BTC tổ chức thắp hương, thăm hỏi… (nếu có)

– Mời thầy cô và xác nhận lại số lượng với BTC theo ngày chốt BTC đã đưa

– Nắm bắt và có kế hoạch đón đưa và bố trí chỗ ở cho thầy cô ở xa.

– Cùng BTC Tiếp đón thầy cô trong ngày hội khóa

–  care việc chụp ảnh,cùng ban hậu cần quan tâm việc bố trí lên mâm thầy cô trước trong bữa tiệc

Chuẩn bị các phương án rủi ro

Rất nhiều thay đổi vì tổ chức Hội Khóa là cuộc chơi của Ý kiến, dù 1 ý kiến nhỏ nhất cũng cần được xem xét đánh giá và coi đó là vấn đề cần được giải quyết: VD: Áo đó màu không đẹp, màu xanh công nhân, màu hơi tối, thời gian đó gấp gáp không? Nếu bỏ qua bất kì một ý kiến nào thì sai sót dễ xảy ra tại ngay điểm đó và cần bạn lên những phương án dề phòng rủi ro cẩn thận… trong đó có Rủi ro từ câu chữ truyền thông đóng vai rò rất kì lạ.. Bạn nói trúng tâm lý số đông mọi người ủng hộ, nhưng chỉ 1 câu từ: mang tính miệt thị, nóng nảy, thể hiện cái Tôi… cũng có thể làm phật ý các thành viên tham gia.

Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng

Dưới đây là 1 bản mẫu về kế hoạch Tổ chức Hội khóa để các bạn tham khảo

Luôn tài liệu hóa các dữ liệu quan trọng

Tài liệu hóa tất cả các dữ liệu các bạn muốn truyền đạt vì;

• Nhắn tin dễ bị trôi tin
• Tài liệu hóa dễ dàng tìm kiếm trong hàng ngàn dữ liệu HK

Chúng tôi sẽ chia sẻ rất nhiều dữ liệu đã được tài liệu hóa ở đường link bên dưới

Duy trì các cuộc họp định kỳ

Việc duy trì các cuộc họp nên được diễn ra hàng tuần hoặc 2 tuần 1 lần và gần hơn vào các giai đoạn cuối. Vì đa số các thành viên ban ngày đều có công việc riêng cũng như việc gia đình nên các cuộc họp thường bắt đầu lúc 8h-8h30 tối. Ngoài ra cũng có các thành viên ở xa nên họp online và dùng Google Meeting để đảm bảo không bị khống chế thời gian như zoom.

Hãy họp offline để gặp mặt khi có thể và nên họp từ 10-20 thành viên, đông quá sẽ rất loãng và nhiều ý kiến làm rối nội dung chính. Các cuộc họp cần có biên bản ghi nhận và đưa ra những mốc thời gian hẹn hoàn thành.

Sử dụng công cụ điều phối dự án

Các bạn có thể sử dụng hoặc không tùy vào sự thành thạo kỹ năng công nghệ của các thành viên, không quá đặt nặng vấn đề này nhưng nếu có sẽ giúp việc quản lý dự án HK dễ dàng hơn. Các phần mềm có thể giúp cho quá trình này được thuận tiện như: Myxteam, Base, Zalo

Minh bạch, rõ ràng, thông suốt

Điều quan trọng là Minh bạch, rõ ràng, và bảo đảm phải nhanh về truyền thông. Chậm Báo cáo cũng có thể gây hiểu nhầm và làm cho sự việc ra khỏi tầm kiểm soát

Kinh nghiệm thực tiễn Tổ chức Hội khoá

Những bài học rất lớn sau tổ chức Hội Khóa hay Họp Lớp

Có những thành viên tâm sự: Sau Hội khoá các bạn học được nhiều điều bằng cả 10 năm đi làm bên ngoài.. điều đó là sự thật bởi khi làm công việc đời thường, các bạn bị gò bó bởi những nguyên tắc của doanh nghiệp thì với Hội khoá là cuộc chơi của cảm xúc, của thấu hiểu tâm lý đám đông, của lắng nghe hiệu quả.. tất cả những thứ đó yêu cầu bạn 1 sự tập trung và cống hiến rất cao, làm những việc cao cả lớn hơn bản thân mình rất nhiều. Khi đem những thứ học được hậu Hội khoá áp dụng ra công việc bên ngoài, các bạn sẽ thấy một nguồn năng lượng lớn và cả chuyên môn từ những bạn đồng niên của mình.

Những bài học lớn học được như:

• Tính cẩn thận tỉ mỉ về cơn số của Ban tài chính
• Sự kỹ càng lựa chọn nhà thầu, cẩn trọng từng chi tiết của các bạn Hậu cần
• Học được từ Ban truyền thông cách thức triển khai 1 chiến dịch tuyên truyền chiếm lĩnh tâm lý toàn bộ những thành viên tham gia.
• Học được từ Ban tổ chức cách quan tâm tới từng thành viên, không để thành viên nào bị bỏ lại phía sau.

Video Tuyên truyền về Hội Khóa

Video Bản tin Hội Khóa được phát đi trước nửa tháng trước thời điểm Hội Khóa

Trên đây là tổng hợp các vấn đề xoay quanh việc tổ chức Hội Khóa. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật trong thời gian tới

Để Download toàn bộ các file: File Thiết kế (định dạng jpg, ai, photoshop), thiết kế Background Hội khoá, phông chụp hình, backdrop tên thành viên, file nền màn hình led, thiệp mời Họp lớp, file kế hoạch tổ chức, bảng dự trù kinh phí…

Tất cả có trong đường link bên dưới – Đừng bỏ sót những file này sẽ là thiệt thòi khá lớn vì đây là tổng hợp Chất lượng nhất của những thành viên ăn và sống suốt 3-4 tháng vì Hội Khoá. Xin cảm ơn bàn đã theo dõi.